Ziele, Strategien, Wirkung: Was interne Kommunikation kann

Die deutsche Kommunikationsexpertin Ulrike Führmann im Interview über Kommunikationsstrategien, den richtigen Zeitpunkt, um mit interner Kommunikation zu starten, und das Schlüsselpersonal, das man dafür braucht. 

Frau Führmann, was will und kann man mithilfe der internen Kommunikation erreichen?
Aus meiner Sicht sollte interne Kommunikation Verständnis und Akzeptanz schaffen sowie Zusammenarbeit und Reflexion fördern. Beim Verständnis geht es um Fragen wie „Was verstehen wir unter Kundenorientierung bzw. unter Strategie?“, bei der Akzeptanz etwa um Change-Prozesse oder auch um neue Vorschriften wie jene jetzt in Corona-Zeiten, eine Maske zu tragen. Dazu ist Kommunikation die Basis für jede Koordination und Kooperation sowie für das Streben nach Verbesserung und Weiterentwicklung.

Woran erkennt man, dass die interne Kommunikation in einem Unternehmen gut klappt?
Einerseits ist sie transparent, wertschätzend, partizipativ und strategisch-konzeptionell gut durchdacht. Andererseits orientiert sie sich auch nach außen. Man muss sich immer die Frage stellen: Was hat der Kunde davon, wenn wir intern wirksam kommunizieren? Dann wird auch schnell klar, dass es viel zu wenig ist, das Thema einer Person oder einer Abteilung umzuhängen. Im Idealfall fühlen sich alle Beschäftigten für die Unternehmenskultur verantwortlich und schauen in ihrer eigenen Rolle, wie sie die Kommunikation so gestalten, dass es das Unternehmen voranbringt.  

Dennoch gibt es Schlüsselpositionen für die Mitarbeiterkommunikation ...
Ja, dazu zählen etwa die Führungsebene, die Kommunikationsabteilung oder die Personalentwicklung. Wichtig ist, dass die jeweiligen Personen die notwendige Empathie mitbringen, sich in die verschiedenen Lebenswelten der Mitarbeitenden reinversetzen können und auch in engem Dialog mit ihnen stehen, etwa über Blitzumfragen, qualitative und quantitative Fragebögen, aber auch persönliche Gespräche. Eine zunehmende Rolle spielt die IT, denn sie muss die digitalen Plattformen und Kommunikationstools schaffen.

Was raten Sie Unternehmen, die ihre interne Kommunikation auf professionelle Beine stellen wollen? 
Mein Tipp ist, zunächst nicht zu stark auf die Instrumente zu schielen, sondern als ersten Schritt das eigene Anliegen ganz klar zu formulieren. Danach ist es hilfreich zu schauen, was funktioniert schon gut und was noch nicht so. Und dann muss man sich überlegen: Kriegen wir das alleine hin oder brauchen wir Hilfe von außen, um eine Strategie zu entwickeln?



Warum ist es wichtig, eine Strategie für die interne Kommunikation zu haben?
Die Realität in den Unternehmen ist mittlerweile so komplex, dass man sich entscheiden muss: Welche Ziele will ich überhaupt verfolgen? Mit welcher Bezugsgruppe habe ich es zu tun? Spreche ich gleich alle Mitarbeiter an oder zuerst einmal nur die Führungskräfte oder die Beauftragten für ein bestimmtes Thema? Welche Themen will ich bespielen? Welches ist das richtige Instrument? Es gibt also viele Fragen, die ich mir stellen muss. Die Strategieentwicklung dient dazu, diese Fragen zu beantworten und damit dieser Komplexität zu begegnen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um die interne Kommunikation auf professionelle Beine zu stellen?
Sobald wie möglich. Denn je vertrauensvoller und transparenter der Umgang in „Friedenszeiten“ ist, desto einfacher können Krisen wie beispielsweise die Corona-Pandemie oder Change-Prozesse bewältigt werden. Als kleines Unternehmen kann man auch Schritt für Schritt vorgehen und erst einmal mit einem konkreten Problem starten.

Wie viele Ressourcen braucht es dafür?
Wer sich professionell mit interner Kommunikation beschäftigen möchte, muss sich klar sein, dass er ein bisschen Geld in die Hand nehmen muss. Und er braucht eine Person, die den Hut aufhat. In kleinen Unternehmen reicht dafür sogar eine Viertelstelle. Dann braucht es natürlich auch finanzielle Ressourcen, um Instrumente zu gestalten, etwa eine Lizenz fürs Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App, eine Mitarbeiterzeitschrift oder vielleicht auch nur einen ansprechend aufbereiteten Folder für eine Mitarbeiterversammlung. Je kleiner das Budget ist, desto besser sollte man nachdenken, wie man es wirkungsvoll einsetzt.. 

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Ulrike Führmann ist Kommunikationsberaterin und Organisationsentwicklerin, systemischer Coach, Supervisorin und Buchautorin. Sie begleitet Unternehmen beim Aufbau einer wirkungsvollen internen Kommunikation.
www.interne-kommunikation.info · Regelmäßig schreibt sie auf ihrem IK-Blog.

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Fotos: Annette Koroll FOTOS, Gettyimages