8 Tipps für eine effektive Redaktionssitzung

Ob Mitarbeitermagazin oder Kundenzeitschrift: Am Beginn jedes Zeitungsprojektes steht das Redaktionsmeeting. Hier werden Themen, Arbeitsabläufe und Aufgabenverteilung festgelegt. Wir suchen nach Ideen, finden Kompromisse, diskutieren heiß ... Dafür muss man sich Zeit nehmen. Aber nicht zu viel!

1. Holen Sie sich die richtigen Leute ins Boot.
   Idealerweise besteht eine Redaktionssitzung aus 5 bis maximal 10 Teilnehmern:
   
   • Chefredakteur (meistens aus der Kommunikationsabteilung): leitet die Konferenz
   • Repräsentanten der verschiedenen Abteilungen und/oder Standorte bringen Fach- und/oder regionale Themen ein
   • Externe Experten wie z. B. der verantwortliche Redakteur seitens der Agentur, eventuell ein Grafiker oder Fotograf
2. Legen Sie den Termin früh fest ...
   ... damit auch wirklich alle Zeit haben. Es spricht nichts dagegen, am Jahresanfang mit den Erscheinungsterminen und der Zeitplanung auch gleich Datum und Uhrzeiten für alle Redaktionssitzungen festzulegen. In diesem Fall sollte aber etwa zwei Wochen vor der Sitzung unbedingt noch mal ein Reminder raus!  
   
   
3. Laden Sie vorab zur Themensuche ein.
   Meist gibt es wesentlich mehr gute Geschichten in einem Unternehmen, als man glaubt. Beim Finden können Insider aus den einzelnen Abteilungen oder von den verschiedenen Standorten helfen. Eine Sammelliste im Intranet reicht aber nicht aus. Deshalb: Vor jeder Sitzung aktiv (z. B. per Mail) nach Ideen bzw. möglichen Storys fragen. Dabei hilft es eventuell auch, einen Storyplan mitzuschicken, also eine Auflistung von Rubriken, Themenstrecken etc. inkl. kurzer Erklärungen. Das inspiriert die Mitarbeiter und macht es ihnen leichter, zu entscheiden, was in die nächste Ausgabe passen könnte.
   
   
4. Filtern Sie die eingehenden Themen.
   Nicht jedes eingemeldete Thema entspricht den Kommunikationszielen des konkreten Mediums oder überhaupt des Unternehmens. Inhalte, die ohnehin keine Chance haben, in die Zeitschrift zu kommen, müssen auch in die Redaktionssitzung nicht mitgenommen werden.
   
   
5. Leiten Sie die Redaktionssitzung anhand einer klaren Agenda.
   Je strukturierter ein Meeting geleitet wird, desto effizienter ist es. Der Gesprächsleiter sollte sich einen ungefähren Plan zurechtlegen, was genau besprochen werden soll und wie lange die jeweiligen Punkte maximal dauern dürfen. Im Vorfeld muss also beispielsweise geklärt werden, ob die Redaktionssitzung Raum für Brainstormings bieten soll, wie detailliert die einzelnen Inhalte abgehandelt werden, in welchem Ausmaß die Umsetzung der jeweiligen Storys gleich geplant wird etc.
   
   
6. Arbeiten Sie mit einer Protokollmaske.
   Da Redaktionssitzungen immer wiederkehrende Ereignisse sind, ist es sinnvoll, eine Protokollmaske aufzusetzen, in die dann das jeweils konkret Besprochene nur mehr eingetragen werden muss. Das hilft dem Gesprächsleiter dabei, strukturiert zu bleiben, spart Zeit – und die Gefahr, dass ein Sitzungspunkt vergessen wird, besteht auch nicht.
   
   
7. Checken Sie vor der Besprechung die Technik.
   Das klingt nach einer Binsenweisheit – ist aber enorm wichtig. Nicht wenige Redaktionssitzungen verzögern sich, weil beispielsweise ein Kabel für den Beamer fehlt.
   
   
8. Sorgen Sie für gute Laune.
   Wie vieles andere auch machen Redaktionssitzungen mehr Spaß, wenn Kaffee, Erfrischungen und vielleicht auch etwas Süßes bereitstehen.