10 x Qualität für Ihre Mitarbeiterzeitschrift

Warum sollen Mitarbeiterzeitschriften nicht ebenso professionell geschrieben, gestaltet und ­gedruckt werden wie Kundenzeitschriften? Erfolgreiche Unternehmen wissen schließlich, was sie an ihren Beschäftigten haben – und bringen diese Wertschätzung durch ein gut ­gemachtes ­Medium zum Ausdruck. Hier sind 10 Qualitätskriterien, auf die es ankommt.

1 Klare Ziele, eindeutige Zielgruppe
Gründe für eine Mitarbeiterzeitschrift gibt es etliche: Information „von oben nach unten“, also von der Geschäftsleitung an die Mitarbeiter, Informationsaustausch von Abteilung zu Abteilung, Förderung der Mitarbeiterbindung und des persönlichen Zusammenhalts, Selbstpräsentation als attraktiver Arbeitgeber – auch für potenzielle Mitarbeiter – und viele mehr.
Doch nicht immer sind die Ziele allen Beteiligten klar. Die Geschäftsleitung erwartet sich vielleicht ganz andere Dinge als die Redaktion, ohne dass das jemand deutlich ausspricht. Außerdem konkurriert die Mitarbeiterzeitschrift meistens auch mit anderen Kommunikationsmitteln. Was wird ins Intranet gestellt, was wird per E-Mail kommuniziert und was kommt in die Zeitung?
Ein schwarz auf weiß festgehaltener Zielkatalog kann helfen, Überschneidungen zu vermeiden und Inhaltsdiskussionen abzukürzen.
Übrigens: „Firmenzeitschriften“, die sowohl Kunden als auch Mitarbeiter ansprechen sollen, gibt es immer seltener. Es ist einfach sehr schwer, beide Zielgruppen unter einen Hut zu bringen. Zwei verschiedene Medien mit jeweils klarem Fokus sind zwar etwas aufwendiger, aber um vieles wirksamer. Manchmal kann auch eine Mitarbeiterbeilage zur Kundenzeitschrift sinnvoll sein.

2 Motiviertes Redaktionsteam
Nur wenige Unternehmen leisten sich hauptberufliche Redakteure für ihre Mitarbeiterzeitschrift. Bewährt hat sich jedoch auf jeden Fall, wenn interessierte Mitarbeiter ein Redaktionsteam bilden und auch hochoffiziell ein Chefredakteur ernannt wird. Für Unternehmen mit mehreren Standorten empfiehlt es sich, je einen „Korrespondenten“ vor Ort auszuwählen, der Artikel oder zumindest Fakten aus der Niederlassung liefert. Wenn manche Unternehmen immer noch erwarten, dass ­diese Arbeit quasi nebenbei oder gar in der Freizeit passiert, zeugt das nicht von großer Wertschätzung für das Projekt. Motivierender ist es, die redaktionelle Tätigkeit zumindest im Ausmaß einiger Stunden als „normale“ Arbeitsstunden anzurechnen und das Engagement auch darüber hinaus zu honorieren – z. B. mit einem Budget für Fachliteratur oder für ein Seminar. Auch ein interner Kick-off-Workshop unter der Leitung eines Zeitungsprofis (z. B. von EGGER & LERCH) kann dem Projekt den nötigen Schwung geben.

3 Durchdachtes Konzept
Einfach nur Material zu sammeln und damit die Seiten fortlaufend zu füllen, führt zu langweiligen, unübersichtlichen Zeitschriften, die planlos zusammengewürfelt wirken. Besser: Vor der ersten Ausgabe wird ein Konzept mit möglichst vielen wiederkehrenden Elementen definiert, die in jeder Nummer an der gleichen Stelle erscheinen: z. B. Editorial, Titelstory, Berichte aus verschiedenen Unternehmensbereichen, Personalia, fixe Kolumnen und Kommentare usw. Klingt langweilig? Nein – Leser lieben Kontinuität. Oder wollen Sie z. B. die TV- oder Kommentarseite Ihrer Tageszeitung jeden Tag aufs Neue suchen?
Außerdem erleichtert ein solches Konzept die Produktion der einzelnen Nummern ganz enorm. Das Gerüst wird mit konkreten Inhalten gefüllt, man kann längerfristig planen, vergisst nichts und erhält quasi automatisch eine ausgewogene Zeitschrift, in der sich die Leser gut zurechtfinden. Wichtig ist, im Konzept einen abwechslungsreichen Mix an Stilformen vorzusehen: Längere Berichte, Reportagen, Porträts oder Interviews sollten einen Kontrast zu Kurzmeldungen, Faktboxen, Umfragen und ähnlichen „Häppchen“ bilden.
Schon in der Konzeptionsphase sollte auch geklärt werden, ob das Magazin nur auf Deutsch, mehrsprachig, mit fremdsprachigen Kurzversionen oder in kompletten Sprachmutationen erscheinen soll.

4 Interessante Themen
Auch Mitarbeiterzeitschriften müssen sich – wie jedes gute Medium – an den Bedürfnissen der Leser orientieren und nicht nur an jenen des Herausgebers. Verlautbarungsjournalismus hat auch unternehmensintern keine Chance mehr und landet schnurstracks in der Rundablage. Doch was interessiert die Leser?

• Wirklich Neues – z. B. die Ankündigung eines neuen Produkts oder eine Betriebserweiterung gezielt für die Mitarbeiterzeitschrift „aufsparen“, statt längst Bekanntes wiederzukäuen.
• Nützliches – z. B. Gutscheine, Mitarbeiterangebote, Know-how und Tipps für den Arbeitsalltag, Gewinnspiele etc.
• Persönliches – Personalseiten, möglichst mit Fotos, werden so gut wie immer gelesen.
• Kontroversielles – wie wär’s mit „Pro & Contra“ zu einem aktuellen Thema statt langweiliger Harmonie?
• Intimität – z. B. Porträts oder Reportagen „Ein Tag mit dem Geschäftsführer – vom Aufstehen bis zum Schlafengehen“.
• Tratsch und Klatsch – dazu muss die Zeitschrift nicht auch noch beitragen, sie kann aber z. B. kursierende Gerüchte durch exakte Informationen entkräften oder präzisieren.
• Humor – kann nie schaden, sollte aber möglichst einen Bezug zum Unternehmen haben, z. B. „Die lustigsten Kundenanfragen“ (anonymisiert natürlich).

Je mehr dieser Kriterien erfüllt sind, desto besser. So kann z. B. selbst ein Reisebericht eines Mitarbeiters durchaus ins Heft passen, wenn er Einblick ins Persönliche bietet und dazu noch lustig geschrieben ist.

5 Gute Texte
Ingenieure, Verkäufer, Schichtführer oder auch Manager sind genau das – und keine Journalisten. Vom durchschnittlichen Mitarbeiter sind daher auch keine gut lesbaren Texte zu erwarten. Ob Redaktionsmitglied oder Gelegenheitsschreiber – die handwerklichen Schreibfähigkeiten sollten nicht so sehr im Vordergrund stehen, sondern eher die Fähigkeit, Themen aufzuspüren und Neuigkeiten aufzuschnappen, denn den journalistischen Feinschliff sollte am besten ein Könner übernehmen. Das kann der hauseigene Chefredakteur sein, ein externer Journalist oder eine Spezialagentur wie EGGER & LERCH. Wichtig ist, gelieferte Texte, soweit sie halbwegs brauchbar sind, mit dem notwendigen Feingefühl zu überarbeiten, sodass auch bei gröberen Änderungen ein gewisses Maß an Authentizität erhalten bleibt. Externe Texter stellen darüber hinaus sicher, dass abteilungsspezifisches Fachchinesisch in eine leserfreundliche Sprache übersetzt wird.
Ein Mitarbeiter, der von vornherein weiß, dass seine Texte professionell optimiert werden (und sich nicht erst nachträglich über Änderungen wundert!), geht auch unbekümmerter ans Schreiben und spart sich das zeitaufwendige Feilen an einzelnen Formulierungen. Besonders schreibfaule Kollegen kann man auch bitten, nur ein paar Stichworte als Grundlage für einen Artikel zu liefern, die dann ein – interner oder externer – Könner schreibt. Wer auch immer die endgültigen Texte verfasst – in jedem Fall sollte ein professioneller Korrektor alle Texte durchsehen, bevor sie in Druck gehen.

6 Professionelle Gestaltung
Für die grafische Gestaltung gilt sinngemäß das Gleiche wie für die Texte: Profis machen’s besser und stellen sicher, dass sowohl die Vorgaben des Corporate Designs als auch Regeln des Zeitschriftendesigns eingehalten werden. Für Do-it-yourself-Layout am Office-PC geht in der Regel sehr viel Zeit drauf, die der entsprechende Mitarbeiter gewinnbringender einsetzen könnte. Wenn die Gestaltung trotzdem inhouse geschehen muss, sollte zumindest ein professionelles Basisdesign in Auftrag gegeben werden. Dieses besteht aus einem Paket an Musterseiten, den entsprechenden Dateien und einem Designhandbuch mit den Gestaltungselementen und -regeln. Ein Layout, das für die „Befüllung“ durch Grafiklaien entworfen wurde, sollte noch mehr fixe Elemente aufweisen als sonst, sodass man wenig falsch machen kann.

7 Viele Gesichter
Fotos sind der stärkste Blickfang auf jeder Seite – und gerade bei Mitarbeiterzeitschriften können es selten zu viele sein: Jeder sucht nach bekannten Gesichtern – und natürlich nach sich selbst. Je mehr Menschen abgebildet sind, desto besser. Eine gute Digitalkamera sollte also in jedem Unternehmen bzw. jeder Abteilung griffbereit sein. Viele Kollegen sind auch viel leichter zu motivieren, ein Bild mit ein paar Zeilen zu liefern als einen längeren Artikel. Wenn das Budget reicht, engagieren Sie für größere Geschichten dennoch einen Berufsfotografen oder zumindest einen talentierten Hobbyknipser.

Für ein optisch perfektes Ergebnis ist übrigens meist noch eine Nachbearbeitung der Fotos nötig: Ein guter Lithograf lässt die abgebildeten Menschen besser aussehen und macht sogar aus verunglückten Fotos oft noch eine brauchbares Bild.

8 Hochwertiger Druck
Selbst Kleinstauflagen – 100 Stück oder noch weniger – lassen sich heute im hochwertigen Digitaldruck in perfekter Qualität und dennoch günstig herstellen. Selberdrucken auf dem Bürolaserdrucker ist meistens nicht viel billiger, dafür umständlich in der Weiterverarbeitung (Falzen, Heften) und qualitativ fragwürdig. Bei all der Arbeit, die in so einer Zeitschrift steckt, wäre es schade, das Ergebnis wegen ein paar Euro so richtig billig aussehen zu lassen. Auch wenn es „nur“ ein internes Medium ist.

9 Direkter Vertrieb
Um Porto zu sparen, werden manche Mitarbeiterzeitschriften direkt im Unternehmen verteilt. Das birgt allerdings die Gefahr, dass sie entweder in der Arbeitszeit oder in der Hektik gar nicht gelesen werden. Der Postversand an die Privatadresse ist die bessere Lösung. Zu Hause kann der Empfänger die Zeitschrift entspannter durchblättern, und auch die Angehörigen erfahren, was sich in der Firma so tut. Diese Argumente sprechen, unter anderen, auch für ein gedrucktes Magazin im Gegensatz zum reinen Internetmedium.

10 Strikter Zeitplan
Das leidigste Thema zum Schluss: Wie schafft man es, pünktlich zu erscheinen? Fixe Terminpläne, die Themenschwerpunkte, Redaktionsschluss und Erscheinungstermin enthalten, sollten möglichst schon ein Jahr im Voraus festgelegt und an alle Beteiligten kommuniziert werden. Pro Ausgabe erfolgt dann im Rahmen einer Redaktionssitzung eine genaue Zuteilung der Aufgaben. Jeder muss klipp und klar wissen, was er bis wann zu tun hat. Wird ein Termin überschritten, gibt es eine kurze Nachfrist, andernfalls fällt der Artikel aus dem Blatt. Die Zeit zwischen Redaktionsschluss und Erscheinungstermin sollte daher noch ausreichen, um einen Ersatz­artikel aufzutreiben. Dass diese Vorgehensweise gerade mit Vorgesetzten nicht immer so durchzuhalten ist, steht auf einem anderen Blatt. Aber, und damit kommen wir zum Kern der Sache, wenn die Mitarbeiterzeitschrift innerhalb des Unternehmens bis hinauf zur Führungsebene als wichtiges Projekt gesehen wird, sollte es selbstverständlich sein, Termine einzuhalten. Genauso selbstverständlich, wie man Kunden pünktlich beliefert oder Besprechungstermine nicht verpasst. Ein Machtwort von ganz oben kann im Notfall Wunder wirken.

Und wie oft das Ganze? Ideal ist ein mindestens viermaliges Erscheinen pro Jahr, da sonst die Aktualität verloren geht und der Leser eine geringere Frequenz nicht mehr als regelmäßig wahrnimmt.